4/2023 | CHEFINFO | 23 22 | CHEFINFO | 4/2023 FOTOS: NATALYA BOSYAK / ISTOCK / GETTY IMAGES PLUS, LUDWIG PULLIRSCH PHOTOGRAPHY COVERSTORY COVERSTORY „Ausgedruckt“: Kommt das papierlose Büro? Die Änderung eines bewährten Geschäftsmodells dauert etwas länger als ein paar Tage. Gudrun Höglinger kennt das. Sie gründete 1991 GH EDV Zubehör und fusionierte 2003 mit item 2000 zu item österreich. Im Fokus standen lange Drucklösungen samt Verbrauchsmaterial wie Toner und Tinten, doch wie passt das mit dem lange propagierten „papierlosen Büro“ zusammen? Schon während der Pandemie sanken die Ausdrucke um 20 Prozent, Homeoffice und Co. beschleunigten den Trend hin zu Daten, auf die zentral zurückgegriffen werden kann. Ein weiterer Booster ist eine neue Generation, die derzeit auf den Arbeitsmarkt drängt. „Die ältere Generation ist nach wie vor sehr haptisch.“ Laut einer Studie drucken immer noch 37 Prozent ihre Mails aus. Dennoch war für Höglinger und ihren Geschäftsführerkollegen Stefan Schneider bald klar, dass sich das Unternehmen selbst transformieren müsse. Die Transformation vom EDV-Zubehör-Fachhändler zum Managed-Print-Service-Anbieter bis hin zu einem IT-Systemhaus, das digitale Lösungen für Dokumentenmanagement anbietet, nahm ihren Lauf. Rund 30 % unserer Arbeitszeit verbringen wir mit Suchen Für Stefan Schneider hat diese Technologie enorme Vorteile: „Ein großes Thema ist das Suchen und Finden von Dokumenten. Das Aufstöbern von Dokumenten in einem Archiv voller Ordner mit Papier kann sich über Tage erstrecken, digitale Dokumente findet man in Sekunden.“ Die Gartner Group errechnete, dass wir rund 30 Prozent unserer Arbeitszeit mit Suchen verbringen. „Das ist ein echter Kulturwandel und der darf manchmal auch kurz schmerzen.“ Analoge Prozesse können nicht 1:1 in digitale umgewandelt werden, deshalb braucht es einen Change-Prozess. „Ein solcher Wandel ist in Unternehmen immer mit großer Skepsis verbunden.“ Ein massiver Zeitdieb ist das Betreiben der Buchhaltung wie vor 25 Jahren. „Hier können Prozesse rasch und einfach digitalisiert werden.“ Schneider rät, dabei die Mitarbeiter von Anbeginn in den Prozess einzubinden: „Das schafft Vertrauen und zerstreut Ängste.“ Digitalisierung bekämpft den Personalmangel Gudrun Höglinger sieht Digitalisierung und KI als Königsweg, vor allem in der Personalsuche: „Durch Digitalisierung und KI ergeben sich zusätzliche Möglichkeiten, dem Mangel an Arbeitskräften entgegenzuwirken. Repetitive Arbeiten werden ersetzt und Geschäftsprozesse lassen sich nachhaltig gestalten.“ Einzelne und wichtige Schritte wie Informationen erfassen, sicher bewahren, Informationsprozesse gestalten und Informationen zu jeder Zeit an jedem Ort verfügbar machen ermöglichen nachhaltige New Economy in Reinkultur. CHEFINFO: Siewaren45 Jahre lange in der IT-Branche, vor allem im Officedruck tätig. Wie ist die Transformation zu einem Digitalisierungspartner gelungen? Gudrun Höglinger: Ich habe seit unserer Gründung 1979 schon viele Phasen der Digitalisierung erlebt und wir sind selbst ein Beispiel dieser Transformation. Wir haben uns von einem EDVZubehör-Fachhändler zum ManagedPrint-Service-Anbieter und weiter zu einem IT-Systemhaus entwickelt. Die letzten Jahre konzentrierten wir uns verstärkt auf Digitalisierungslösungen. Mein Geschäftsführer Stefan Schneider ist bereits voll digital, ich gehöre noch der hybriden Generation an. Digitalisierung ist zur Managementaufgabe geworden und damit ein fester Bestandteil der Unternehmensstrategie. Der allseits gegenwärtige Personalmangel unterstreicht die Notwendigkeit. Für die Generation Y ist der Prozess der Digitalisierung ein Must-have. Viele Entscheidungsträger inÖsterreich gehören jedoch noch derWorkinggeneration Babyboomer an. Stefan Schneider: 45 Jahre lang war unser Kerngeschäft der Druckbereich. Die meisten Unternehmen sind nach wie vor noch sehr papierlastig. Bei vielen beginnt der Umstieg soft, sprich, sie digitalisieren nicht alles auf einen Schlag, sondern Schritt für Schritt. Papier scheint „sicherer“ zu sein als Daten. Wie garantiert man Revisionssicherheit im digitalen Archiv? Höglinger: Revisionssicherheit ist grundsätzlich so definiert, dass jedes digitalisierte Dokument in seiner ursprünglichen Form wiederhergestellt werden kann. Wenn man das digitale Archiv wechselt, muss sichergestellt werden, dass manDokumente auch sicher in neue Systeme transferieren kann. Unsere Digitalisierungslösung ist modular aufgebaut. Sie fängt mit dem digitalen Archiv an und kann Schritt für Schritt auf weitere Bereiche ausgedehnt werden. Dazu gibt esModule wie InvoiceManagement, Contract Management, die digitale HRMappe, Purchasing und viele mehr. Schneider: Als wir vor Jahren selbst begonnen haben, unser Unternehmen zu digitalisieren, haben wir im ersten Schritt analysiert, was unsere Arbeitsabläufe effizienter gestaltet. Rasch erkannten wir die Chancen und wollten alles auf einmal realisieren. Damit überschritten wir allerdings unser Investitions- und Zeitbudget. Wir konzentrierten uns schlussendlich auf die Quick Wins. Mit dem modularen System ist uns die Umsetzung sehr gut gelungen. Die schrittweise Einführung einzelner Module wurde von unseren Mitarbeitern mitgetragen und führte zu hoher Zufriedenheit. Wagen wir einen Blick in die Zukunft. Welche Trends sehen Sie aktuell in Ihrer Branche? Höglinger: AnKI führt keinWeg vorbei, und auch das ist einGenerationenthema. Es braucht allerdings eine digitale Ethik. Ein weiteres großes Zukunftsthema ist die Nachhaltigkeit. Wir merken das, indem immer mehr Kunden höherwertige IT-Hardware kaufen, die langlebiger ist und so Ressourcen spart. DIGITALISIERUNG. 1979 hat sich item auf Druckerverbrauchsmaterial spezialisiert. Drucke werden aber immer weniger. Eine Transformation des Geschäftsmodells war nötig. Heute treibt das Unternehmen mit seinen Produkten das papierlose Büro voran. „Wir selbst sind ein Beispiel für Transformation“ Die Generation Y weiß genau, was Digitalisierung ist und was sie kann. Viele Entscheidungsträger in Österreich gehören jedoch der Workinggeneration Babyboomer an. Gudrun Höglinger Mitglied der Geschäftsführung item österreich Vor zwei Jahren übernahm Stefan Schneider die Geschäftsführung und fühlt sich privilegiert, auf die Expertise von Gudrun Höglinger zurückgreifen zu können. Das IT-Systemhaus fokussiert sich auf die Schwerpunkte Digitalisierung, IT-Workplaces und Managed Print Service. Stefan Schneider Geschäftsführer item österreich Das Aufstöbern von Dokumenten in einem Archiv voller Ordner mit Papier kann sich über Tage erstrecken, digitale Dokumente findet man in Sekunden. Ô Bei item selbst gab es eine Transformation vom EDV-Zubehör-Fachhändler zum ManagedPrint-Service-Anbieter bis hin zu einem IT-Systemhaus. Dieses Knowhow gibt man weiter.
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